個人情報漏洩を起こさないために必要な対策

個人情報漏洩のニュースが多く報道されています。顧客や取引先のメールアドレスなど、多くの個人情報を抱えながら仕事をしている企業や個人も多いでしょう。万が一個人情報が流出してしまうと、多大な被害が出てしまいます。それを防ぐために、日頃からどういう対策をすればよいか考えておく必要があります。今回は個人情報漏洩を防ぐための対策方法、また流出してしまった場合の対策方法を詳しく解説していきます。

個人情報漏洩の原因は様々ありますが、人のミスによって起こるケースも多いです。これは人為的な原因なので、情報を取り扱う人がしっかり対策しておけば防ぐことができます。では、どのようなことに気をつければよいのか詳しく見ていきましょう。

社内で取り扱っている様々なデータを社員が社外に持ち出し、そこから情報が漏洩してしまう可能性もあります。例えば仕事の続きを家で行うためにパソコンを持ち帰り、それを紛失してしまったことで顧客の個人情報が外部に漏れてしまうこともあります。これを防ぐためには、重要な情報は社外に持ち出さないよう徹底することが大切です。重要なデータが入ったノートパソコンはもちろん、USBや書類などの持ち出しは禁止にするとよいでしょう。どうしても作業をするために持ち出さなければならない場合は、ルールをしっかり決めておくとよいです。

重要な情報をメールでやり取りすることもあるかもしれませんが、この時にも個人情報漏洩のリスクがあります。よくあるのが、宛先を間違えてしまい全く関係ない人にメールを送信してしまうことです。そのせいで、個人の連絡先や仕事上の重要な情報が、外部に漏れてしまったという事例もあります。これを防ぐためには、メールを送信前に宛先をしっかり確認することが大切です。当然のことですが、普段から大量にメールのやり取りをしていると、ついつい疎かになってしまうので注意しましょう。企業では、メールの送り方に関してルールを決めて、社員に徹底させることで防ぐことができます。また、メールの誤送信を防止してくれるシステムがあるので、それを導入してみるのもよい対策方法です。

書類やデータを破棄する時に、大切な情報が漏洩してしまう事例も少なくありません。これを防ぐためには、やはり確実に廃棄処理することが大切です。重要な情報が書かれている書類はシュレッダーにかける、データが入ったノートパソコンはしっかりデータを消去した上で廃棄するようにしましょう。

従業員の個人情報の取り扱いが悪いせいで、情報が漏れてしまい企業に大きな損害を与えてしまう可能性もあります。情報の取り扱いに関する教育を定期的に行い、従業員のモラルを向上させるよう工夫する必要があるでしょう。

個人情報漏洩を防ぐためには、システムのセキュリティを強化させることも大切です。では、どうすればシステムが原因の情報漏洩を防ぐことができるのか見ていきましょう。

パソコンにはOSが入っていますが、これのアップデートを定期的に行うことで、セキュリティを強化させることができます。ウィルスやマルウェアは日々進化しているので、これを防ぐためには新しいセキュリティプログラムを導入しておく必要があります。アップデートをしないと、システムはどんどん外部からの攻撃に弱くなってしまうのです。常に新しいアップデートが出ていないかチェックし、必ずセキュリティプログラムを最新のものに保つようにしましょう。

システムやアプリケーションなどには脆弱性と言われる、セキュリティの弱点があります。この弱点を利用して不正アクセスを行い、個人情報を盗み取ったりするような手口が多いので、システム上の脆弱性を常にチェックしておくことは大切です。脆弱性を完全に無くすことは不可能と言われています。しかし、アップデートによってソフトウェアなどの脆弱性を減らすことができるので、まずは自分が使っているシステムのどのような脆弱性があるのかをチェックしておきましょう。どこに弱点があるのか分かれば、不正アクセスなどの対策がしやすくなります。

OS自体にセキュリティの機能がついているので、それで十分と考えている方もいるかもしれません。しかし、それだけでは防ぎきれない新種のウィルスなどもあるので、個人情報漏洩を防ぐなら別にセキュリティソフトを導入しておくほうが安心です。ウィルスがシステムに侵入すると、個人情報が漏洩するだけでなく、他の人にウィルスが感染してしまい、自分が加害者になってしまうこともあります。大きな損害を未然に防ぐためにも、多少コストはかけてもセキュリティソフトを導入したほうがよいでしょう。

社員全員に情報が共有できるように、システムにアクセス制限をかけていないケースもあるかもしれません。普段使うパソコンなどはそれでもよいかもしれませんが、個人情報など重要な情報が入ったパソコンは、アクセス制限をかけておいたほうがよいでしょう。誰でも気軽に個人情報にアクセスできると、そこから流出してしまう危険性があります。個人情報が入ったシステムにはアクセス制限をかけ、限られた社員しかアクセスできないようにしておくことが大切です。

個人情報漏洩は未然に防ぐことが大切ですが、それでも不測の事態が起きてしまうことがあるでしょう。万が一個人情報が流出してしまった時は、どういう対策を行えばよいのでしょうか。

個人情報漏洩してしまった時、まずやるべきなのが二次被害を防ぐことです。ウィルスが感染し個人情報が流出してしまった時は、対応が遅くなればなるほど被害が拡大してしまいます。ウィルスに感染したパソコンをネットワークから隔離する、攻撃を受けたWebサービスやホームページをすぐ閉鎖するなどの対策が必要です。

不正アクセスなどで万が一個人情報が流出したら、なぜ起こってしまったのか情報を整理する必要があります。個人情報が入ったパソコンを紛失してしまったなら、その端末の製造番号などを特定し、紛失してしまった状況を調査しておきましょう。場合によっては警察に届け出をして、相談する必要も出てきます。Webサービスやホームページが攻撃を受けたなら、どういうルートで侵入されてしまったのか、何が原因で情報が流出したのかを調査してください。

個人情報が漏洩してしまうと、多くの人に被害が出てしまうので、その人達にしっかり状況説明をしなければなりません。取引先や顧客に対して情報が漏洩した事実の説明、今どういう状況になっているのか、被害拡大を防ぐために行っていることなどを説明しましょう。サイバー攻撃など犯罪の可能性があるなら、警察にも状況を説明して対処してもらう必要があります。こういった取引先や顧客への対策をしっかりしておかないと、信用を一気に失う危険性があるので注意してください。

個人情報漏洩は、企業や自分自身だけでなく多くの人達に多大な被害を与えてしまうものです。そのため、未然に防ぐためにしっかり対策しておくことが大切です。メールの誤送信やデータが入った端末の紛失など、ちょっとした人為的ミスで起こることも多いので、データを取り扱う一人一人が、「絶対個人情報漏洩を起こさない」という意識を持つようにしましょう。

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